Die Wochenplanung als zentrales Element des business-focusings

Inhaltsverzeichnis

Die Mindmap können Sie auch hier als PDF Datei herunterladen.

Wie man es auch dreht und wendet: Wir können uns nicht alle durch unseren Kopf strömenden Gedanken, Ideen und Aufgaben auf einmal strukturiert vorstellen.

Aber wir können Sie uns regelmäßig, am besten jede Woche einmal visualisieren, überdenken und „fokussieren“. 

Dabei geht es darum zwischendurch einmal den Blick zu öffnen und nicht nur den einzelnen Baum, das Projekt oder Problem, das wir gerade bearbeiten zu sehen. Vielmehr sollten wir zwischendurch auch einmal den ganzen Wald, unsere aktuelle Gesamtsituation, überblicken und überdenken.

Dabei hilft das im folgenden dargestellte System.

Ich persönlich verwende sehr gerne MindMaps um mich zu fokussieren. Aber theoretisch geht es auch mit jedem anderen schriftlichen Werkzeug. Nur aufgeschrieben müssen die Gedanken werden; nur dann kann ich sie neu bewerten, strukturieren und eben: meinen Fokus wiederfinden!

Die VERGANGENE Woche

Die meisten Menschen würden auf einem Zeitstrahl die Vergangenheit links und die Zukunft rechts von der Mitte anordnen. Und so ist es in dieser MindMap auch gehalten:
Wir beginnen auf der linken Seite mit einem Rückblick auf die Vergangenheit. Der größte Vorteil der MindMap liegt darin, dass ich – nicht nur wie in meinem Kopf normal ist – „springen“ kann. Während ich über die Entwicklungen der vergangenen Woche nachdenke fallen mir sofort Dinge ein, die ich unbedingt nächste Woche erledigen möchte. In einer MindMap kann ich Gedanken zum Vergangenen visualisieren, sofort Aufgaben für kommende Woche vermerken und direkt wieder zum Ausgangspunkt zurückspringen.

Was war gut?

Wir Menschen werden von klein auf darauf getrimmt unseren Fokus auf die Fehler zu auszurichten.
Wenn Sie darüber nachdenken, was vergangene Woche geschehen ist, werden Sie sich als erstes daran erinnern, was wieder katastrophal schief gelaufen ist.
Aber was ist mit den Erlebnissen die positiv waren? Den Aufgaben, die Sie erfolgreich bewältigt haben? „Das ist doch mein Job!“ sagen jetzt viele von Ihnen. Aber das Problem ist, dass unser Gehirn extrem gut darin ist Muster zu erkennen und daraus entsprechende Filter abzuleiten.
Ja. PolitikerInnen machen viele Fehler und Dinge, die wir oft nicht nachvollziehen können. Keine Frage. Aber nehme ich noch wahr, wenn die Entscheidungen der Politik mir entgegen gekommen sind?
Bemerke ich die Dinge, die meine ChefIn nicht nur im Sinne der Firma, sondern auch in meinem ureigenen Interesse entschieden hat?
Um diesen negativen Filter aufzubrechen und wieder zu lernen sich auf das Positive zu fokussieren, beginnen Sie jede Wochenplanung immer mit der Frage: „Was war gut?“. Geben Sie sich nicht zufrieden bis Sie hier nicht wenigstens 3 positive Erlebnisse vermerkt haben.
Sie werden sehen: Binnen kurzer Zeit ertappen Sie sich auch unter der Woche bei einem Lächeln, weil Sie gerade bewusst gemerkt haben, dass etwas Gutes geschehen ist.
Deshalb ist das auch die einzige „eiserne“ Regel im Umgang mit der Wochenplanung: Sie starten immer mit mindestens 3 positiven Erfahrungen! – Mindestens!

Meine Aufmerksamkeit

Nachdem Sie sich an dem Gelungenen erfreut haben, dürfen Sie jetzt die Anderen Ereignisse festhalten.
Was hat Sie sonst noch bewegt: Was hat Ihre Aufmerksamkeit gefangen? Eigentliche wollten Sie sich doch um Projekt XYZ kümmern, oder? Stattdessen mussten Sie sich drei Tage lang um ein Problem bei einem Kunden kümmern.
Hat Sie eine Ihrer MitarbeiterInnen beschäftigt? Woran lag es? Wollen Sie etwas unternehmen?
An dieser Stelle sehen Sie zum ersten Mal, warum MindMapping für eine Planung so gut geeignet ist. Sie hatten – in der Vergangenheit – eine Auseinandersetzung mit einer KollegIn? Wollen Sie da noch etwas geraderücken? Vielleicht haben Sie sich im Anschluss an die Diskussion noch fest vorgenommen, den Menschen noch einmal in Ruhe anzusprechen…
In der vorliegenden MindMap können Sie genau jetzt darüber entscheiden, ob Sie das immer noch tun wollen und eine entsprechende, konkrete Aufgabe anlegen: Mit Frau XY ein Gespräch in Sachen abc führen.
Schreiben Sie es direkt an den Ast Konkrete Aktionen. Hier gehören alle kleinen und größeren, konkreten Aufgaben hin, die Sie nächste Woche GARANTIERT erledigen werden.
Wenn Sie in diesem Moment eine Stimme in Ihrem Kopf hören, die sagt „Ist aber eigentlich nicht so wichtig, wir haben uns danach ja wieder super verstanden, da steht nichts zwischen uns.“ können Sie sofort die entsprechende Entscheidung treffen und NICHTS vermerken. Das ist sinnvolles Energiemanagement und ein Beweis für einen gesunden FoCus!

Entwicklungen in …

Neben den Dingen und Ereignissen, die sich Ihrer Aufmerksamkeit bemächtigt haben, gab es bestimmt noch Entwicklungen im Bereich Ihrer Standard-Aufgaben, Ihres Kerngeschäfts.
Diese Vorfälle bringen sie in den Ästen Projekte und Zahlen/Fakten unter.
Zum business-focusing gehört es, bestimmte geschäftsrelevante Erkennungszeichen zu erarbeiten.
Wann läuft es gut und wann muss ich frühzeitig bemerken, dass etwas aus dem Ruder läuft?

… Projekten

Bei Projekten gibt es in aller Regel einen festgeschriebenen Plan, der mir sagt, ob wir noch im Rahmen der Vorgaben sind oder es die Gefahr einer Verzögerung gibt.
An dieser Stelle in der MindMap sollten Sie einfach nur Ihre Gedanken festhalten: Was ist passiert, was ist Ihnen bekannt oder klar geworden und was wollen Sie in den entsprechenden Projekten angehen. Für Ihre Beschlüsse ist auf der Zukunftsseite der Ast „laufende Projekte“ vorhanden. Hier können Sie, am besten unterteilt nach Projekten, aufschreiben, was Sie anstoßen oder selbst umsetzen wollen.

… Zahlen und Fakten

Bei Zahlen und Fakten sollten Sie im Lauf der Zeit Ihren eigenen, für Sie aussagekräftigen, Rahmen entwickeln.
Neben messbaren Kennziffern können hier auch Zahlen auftauchen, die keine Fakten sind. Bspw. Beurteilungen und Einschätzungen: „Wie ist die Stimmung im Team in der vergangenen Woche gewesen?“
In jedem Fall müssen Sie sich im Laufe der Zeit ein Gerüst aus nachvollziehbaren Parametern erarbeiten, die Ihnen erlauben unabhängig von der eigenen Stimmung und Befindlichkeit festzulegen, wie die aktuelle Situation aussieht und vor allem ob Sie etwas unternehmen werden, um Veränderungen herbeizuführen.

Veränderung nötig

Wenn Sie bemerken, dass Sie mit einem Zustand, einer Entwicklung oder einem Prozess in Ihrem Leben nicht mehr zufrieden sind, müssen Sie Veränderungen anstoßen.
Manchmal weiß man nicht auf Anhieb was zu tun ist oder warum man mit der Situaton unzufrieden ist. Dann schreiben Sie hier Ihr „Bauchgefühl“ auf und lassen Sie Ihr Unterbewusstsein daran arbeiten, ob Sie für eine große Veränderung bereit sind.
Wägen Sie einmal ab, was aus Ihrer Sicht der Dinge geschehen müsste, damit es „anders“ wird. Sind Sie bereit den Preis dafür zu zahlen? Keine Schokolade mehr? Kein Glas Rotwein zum Essen? 3 mal die Woche vor der Arbeit laufen gehen?

Gewohnheiten

Wie angedeutet, bedeutet Veränderung oft das Annehmen neuer Gewohnheiten.
Nichts in unserem Leben bewirkt so vieles wie die „Macht der Gewohnheit“!
Etwas regelmäßig zu tun, bei einem bestimmten Auslöser bestimmte Handlungen abzuspulen ist eine der stärksten Werkzeuge in der Gestaltung unseres Lebens. Wer schon einmal mit dem Rauchen aufgehört hat, weiß ein Lied davon zu singen.
Neue Gewohnheiten hingegen können unser Leben schnell und wirksam zum besseren verändern. Auf der Vergangenheitsseite der MindMap vermerken Sie Gewohnheiten, die sie ändern möchten, auf der Zukunftsseite können Sie aufschreiben womit sie anfangen.
Ernährung umstellen, mehr Sport treiben? Links würde stehen: „Weniger Chips!“ – rechts dagegen: „Verabredung im Fitness-Studio!“

Die KOMMENDE Woche

Auf der rechten Seite der MindMap finden sich alle Ihre Vorhaben für die kommende Woche. Das Besondere an der Planung mit MindMaps im Allgemeinen und der hier vorliegenden Wochenplanung im Speziellen liegt darin, dass Sie sich permanent von Vergangenem zu Zukünftigem inspirieren lassen können.
Bereits bei der Bearbeitung der linken Seite gab es zahlreiche Gelegenheiten hier rechts etwas zu vermerken. Wofür die Äste im Einzelnen vorgesehen sind, erläutere ich im folgenden.

DAS Projekt der Woche

Wir verzetteln und im Alltag gerne. Es strömen soviele Informationen, Bitten, Notwendigkeiten und andere Dinge auf uns ein, dass wir garnicht dazu kommen unsere Pläne zu befolgen.
Deshalb ist es auch nicht das Ziel dieser MindMap eine detailliert Wochenplanung mit minutengenauer Zeiteinteilung zu erstellen. Vielmehr wollen wir Ihren Fokus auf von Ihnen gewünschte Ergebnisse ausrichten.
Dazu gehört es oft nicht an vielen Projekten ein bisschen zu arbeiten, sondern seine ganze Aufmerksamkeit auf EIN Projekt zu richten.
Benennen Sie das Projekt und präzisieren Sie was Sie erreichen wollen: Projekt Inventur – Abschluss Erfassung; Bestandskorrekturen buchen usw.

Enrgiebringer

Eine SEHR wirksame Idee: Finden Sie für jede Woche aufs Neue was Sie in der kommenden Woche motivieren wird, was Ihnen ENRGIE BRINGEN wird, worauf Sie sich freuen können.
Wie kann man planen, was einem Freude bringen wird? Indem man es organisiert: Laden Sie die Freunde zum Essen ein, auf das Sie sich dann freuen können. Halten Sie den Donnerstag Mittag frei und gehen Sie im Wald spazieren!
Lassen Sie sich etwas einfallen.
Durch die regelmäßige Rückschau in der kommenden Woche werden Sie ein viel besseres Gefühl dafür entwickeln, was Ihnen wirklich Energie bringt. Höchstwahrscheinlich steht dann da nicht: „Einen Abend vor dem Fernseher verbringen und planlos hin- und herschalten!“
Der Mensch ist, wie gesagt, ein Gewohnheitstier: Im besten aller Fälle finden Sie etwas, das Sie wirklich mit Energie und Glück erfüllt. Machen Sie eine Gewohnheit daraus und tanken Sie regelmäßig auf!

Gewohnheiten

Womit wir wieder bei Gewohnheiten wären: Hier notieren Sie, was Sie tun werden um angestrebte neue Gewohnheiten weiter zu etablieren.
Mehr Sport zu treiben hat noch nicht geklappt? Laden Sie eine Freundin ein jeden Mittwoch abend gemeinsam ein bisschen laufen zu gehen…
Mal sehen, ob sich das gut anfühlt. Wenn nicht, passen Sie die Gewohnheit an. Aber machen Sie es bewusst!

Konkrete Aktionen

Ein Ast der einlädt sich einmal alles von der Seele zu schreiben, was man schon seit langem hätte anfangen wollen, zu tuen zu versuchen…
Bitte nicht!
Hierher gehört, was Sie nach reiflicher Überlegung entschieden haben umzusetzen.
Je nach der Menge der Ihnen frei planbar zur Verfügung stehenden Zeit können hier drei oder fünf Aktionen stehen, die erledigt werden. Punkt.
Weniger ist mehr! Nur wenn Sie bei der nächsten Planung diese Aktionen erledigt haben und „abhaken“ können erwächst neue Energie daraus. Außerdem werden Sie schnell besser darin, einzuschätzen was wirklich realistisch ist. Sie treffen so schneller, bessere Entscheidungen und lernen mit sich selbst im Reinen zu sein und einmal klar NEIN zu sagen.
Also noch einmal: Weniger ist mehr! Focus!!!

Laufende Projekte

Einen wichtigen Unterschied zu „konkreten Aktionen“ gibt es bei laufenden Projekten: Hier müssen Sie auch diejenigen Vorhaben erfassen, die von Anderen (!) umgesetzt werden müssen. Sie können also nicht in gleicher Konsequenz entscheiden was garantiert passieren wird.
Projektmanagement ist immer auch Überzeugungs- und Kommunikationsarbeit.
Vermerken Sie hier – nach Projekten gegliedert – was Sie anstoßen und bewirken wollen

S.M.R.T.E. Ziele

Um den zu mir passenden Focus zu finden und vor allem im hektischen Alltag aufrecht zu erhalten, macht es oft (nicht immer) Sinn sich Ziele zu setzen.
Hier beschreibe ich den Endzustand der erreicht sein wird, wenn ich alles Notwendige umgesetzt und getan habe.
Sie müssen nicht jede Woche ein Ziel formulieren.
Greifen Sie zu diesem Werkzeug, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in dieser oder jener Sache „vor lauter Wald die Bäume nicht mehr sehen“ oder einfach nicht weiterkommen.
Das Schema der SMARTEN Ziele soll Ihnen dabei helfen mit sich selbst zu prüfen, ob das von Ihnen gewählte Ziel funktionieren kann und für Sie Sinn macht.
Wenn ein Ziel alle im Folgenden genannten Kriterien erfüllt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie es auch umsetzen wollen und werden.

Kriterien

Ein Ziel muss ALLE im Folgenden genannten Kriterien erfüllen, damit es funktioniert.
ABER: Verbiegen Sie weder sich selbst noch das Ziel, damit es den Anforderungen entspricht!
Das Schema soll Sie im Gegenteil dabei unterstützen auch einmal von einem Ziel abzurücken. Manchmal macht es Sinn zu erkennen, dass es nicht MEIN Ziel sein kann oder einfach nicht realistisch ist.
Wenn ich jahrelang nach der Arbeit auf der Couch gelegen habe um mich zu erholen weil ich so fertig bin, kann der sinnvolle nächste Schritt nicht sein, dreimal pro Woche 20 km Laufen zu gehen…
Dann ist die Frage welches Ziel aussichtsreicher wäre. Wenn ich keine passende Formulierung finde, bin ich vielleicht einfach noch nicht so weit.

Spezifisch

Ein Ziel muss konkret und genau formuiert sein. „mehr Sport treiben“ ist nicht spezifisch.
Mindestens zweimal die Woche 5 km zu Joggen dagegen schon.

Messbar

Messbar kann, muss nicht immer eine Zahl bedeuten. Aber es muss immer möglich sein genau festzumachen, ob das Ziel erreicht worden ist.
Ein besseres Verhältnis zur Chefin aufbauen! ist nicht messbar. Aber wöchentliche Feedbackgespräche zur Situation in Ihrer Abteilung zu führen, kann man „messen“.

Als wenn es schon wäre

Eine tolle Formulierungshilfe!
Schreiben Sie Ihr Ziel nicht in Konjunktiven. „Ich würde damit anfangen wollen, etwas mehr damit zu beginnen, mich mehr….“
Schreiben Sie Ihr Ziel in der Form „als wenn es schon wäre“: Ich WERDE in spätestens zwei Monaten wöchentliche Feedback-Gespräche von mindestens 15 min. mit jedem meiner MitarbeiterInnen führen!
Wenn an dieser Stelle „Ihr Bauch“ sagt: „Das wird nie was! Soviel Zeit kann ich im Alltag nicht erübrigen!“ haben Sie etwas über Ihr Ziel gelernt.
Passen Sie das Ziel solange an, bis Sie es „glauben“ können oder – lassen Sie es!

Realistisch

Im Vertrieb ist immer noch die alte Vorstellung verbreitet: „Ziele die erreicht werden, waren zu anspruchslos. Das motiviert nicht!“
Aber wir Menschen sind mit einer gewissen Intelligenz ausgestattet. Wir merken, wenn die Karotte immer ein Stück höher gehängt wird, kurz bevor wir sie erreichen. Das motiviert nicht!
Außerdem: Wir sind bei Ihrer persönlichen Planung. Setzen Sie sich realistische (Zwischen-)Ziele. Erreichen Sie sie! Freuen Sie sich über den Erfolg! Nehmen Sie die Energie mit!
Setzen Sie sich dann neue Ziele!
Aber: Bleiben Sie realistisch!

Terminiert

Wirkungsvolle Ziele haben immer einen zeitlichen Horizont.
„Ich werde einen Marathon laufen!“ ist gut und schön, aber bis wann?
Und mehr gibt es zu diesem Punkt nicht zu sagen.

Eigener Einfluss

Einer meiner liebsten Punkte und ein extrem wichtiges „Selbstkontrollinstrument“.
Kann ich das, worum es im Ziel geht, selbst beeinflussen? Hand auf’s Herz!
„Ich will, dass meine KollegInnen meine Arbeit mehr schätzen!“ ist ein Anfang. Aber für MEIN eigenes Ziel muss ich den Part finden, den ich beeinflussen und mit Leben füllen kann.
Bspw. „Ich werde meinen Teil der Angebote vor dem Versand an unsere Kunden immer noch einmal gegenlesen!“
Wenn Sie dabei Fehler Anderer entdecken, können Sie diese gerne darauf hinweisen, aber Ihr Ziel kann es nicht sein, anderer Leute Fehler zu verhindern.
Entscheiden Sie! Sie handeln nach Ihren Zielen!

Meine Ziele

An dem Ast „Meine Ziele“ können Sie Ihre einzelnen Ziele anhängen. Bitte formulieren Sie sie stets als einen Satz, der mit „Ich werde …“ beginnt.
Der Rest ergibt sich aus den smarten Zielkriterien.

… und jetzt: Viel Spaß bei Ihrer Wochenplanung!

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