Die Entwicklungsgeschwindigkeit der Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahrzehnten auf eine früher unvorstellbare Geschwindigkeit erhöht.

Was gestern noch Großkonzernen und Hightec-Unternehmen vorbehalten war, ist heute für kleines Geld als Cloud-Dienstleistung zu mieten und mindestens genauso gut zu nutzen.

Digitale Kommunikation und der Austausch großer Informationsmengen über das Internet sind in allen Bereichen zur Selbstverständlichkeit geworden.

Die Frage, der wir uns alle jeden Tag aufs Neue gegenübersehen lautet: Was davon benutzte ich, wie, zu meinem Vorteil und meinen Vorstellungen entsprechend. Sich gänzlich zu verweigern dürfte nur noch den allerwenigsten gelingen und auch die „Ich habe kein Smartphone“-Gläubigen lagern oftmals die entsprechenden Anwendungen einfach aus.

Worin liegt aber das Geheimnis auf der Welle der Möglichkeiten zu surfen und nicht darin unterzugehen?
Im Folgenden finden Sie ein paar Grundüberlegungen und konkrete Anregungen für den wohltuenden Umgang mit den Medien und Möglichkeiten.

2021 ist, wie es ist

Die letzten beiden Jahre haben uns noch einmal deutlicher gezeigt, wie gravierend Veränderungen sein können. Das Auftauchen von Covid 19 und die damit einhergehenden massiven Einschränkungen unserer Leben haben Spuren hinterlassen.

Ich werde jetzt hier auch keinen Versuch unternehmen aufzuzeigen, wie toll die Veränderungen doch sind.

Aber eine, wie ich finde, sehr spannende Erfahrung haben wir alle machen müssen, dürfen, können: Unmögliches wurde über Nacht möglich, Unvorstellbares binnen Tagen selbstverständlich!

Covid 19

Wir tragen Masken, um uns selbst und andere zu schützen. Wir halten Abstand voneinander. Und natürlich arbeiten viele von uns nicht mehr nur an einem Ort. Wir nutzen unser Zuhause als Arbeitsplatz und versuchen dabei uns und unsere Lieben dabei so gut als irgend möglich zu organisieren und integrieren.

Wir mussten liebgewordene Gewohnheiten, wie ein Treffen mit Freunden, den Besuch von Veranstaltungen und vieles, vieles mehr einfach bleiben lassen.

Das gemeinsame Erleben eine Konzertes, ob Popp, Rock oder Klassik, kann unmöglich durch eine noch so gut gemachte Übertragung ersetzt werden.

Zoom Fatigue

Und natürlich haben viele Büroarbeiter unter uns mittlerweile gelernt, wie man eine Kamera und ein – hoffentlich – anständiges Mikrofon am Computer verwendet um mit Gott und der Welt zu „konferieren“.

Wir „meeten“ uns online was das Zeug hält, am besten eng getaktet, um das Möglichste herauszuholen. Wir haben ja auch keine Fahrtzeiten mehr, da kann man schonmal 10 statt 3 Terminen am Tag schaffen, oder?

Als Reaktion auf die Übertaktung hat bspw. Microsoft zwischenzeitlich reagiert. MS Teams schlägt jetzt automatisch kleine Pausen zwischen den Teams-Meetings vor. Damit wäre dann immerhin eine „Bio-Pause“ eingeplant… Wenn ich das nicht als zusätzlichen Puffer verwende und doch wieder „durchquatsche“ bis die nächsten im Folgetermin sind.

Die sogenannte Zoom-Fatigue hat nach jüngeren Untersuchungen wohl vor allem damit zu tun, dass es uns stresst uns selbst permanent wahrzunehmen. Das führt dazu, dass wir uns selbst noch stärker hinterfragen und kontrollieren. Das verschlingt immense Energiemengen und sorgt dafür, dass viele Online-Meetings wahre Energiefresser sind.

Aber es war schon immer die Frage des eigenen Umgangs mit Medien und vor allem Möglichkeiten, die über unsere Belastung bestimmt hat.
Warum verhalten wir uns so selbstzerstörerisch?

Anforderungen

Die Anforderungen an uns und vor allem die Zusammenarbeit mit Kolleginnen im und außerhalb des Unternehmens bleiben die gleichen:

Wir wollen schnell und effizient Informationen austauschen!

Wir wollen unsere Zusammenarbeit – auch an verteilten Standorten – zur Zufriedenheit aller Beteiligten optimal organisieren!

Wir wollen gute Entscheidungen treffen, schnell und zielorientiert!

Wenn ich diese Vorstellungen realisieren will, muss ich Medien und Möglichkeiten bewusst und professional verwenden.

Im Folgenden finden Sie dazu einige Tipps und Vorschläge.

Medien gebrauchen, nicht missbrauchen

Ein Medium in der Kommunikation ist das, was Informationen „vermittelt“.

Es ist der Kanal, der das, was wir uns gegenseitig mitzuteilen haben, überträgt.

Wir sind von einer Vielzahl an Medien umgeben. Altbackenen wie bspw. dem Fernsehen oder Radio, aber vor allem auch allen neuen Formaten, die das Internet hervorgebracht hat. Sie dominieren unseren Alltag und insbesondere unsere Arbeitswelten.

Durch die zunehmende Bandbreite moderner Kommunikationsinfrastruktur hat sich auch die mediale Aufbereitung immens weiterentwickelt.

Waren bewegte Bilder zur Informationsübertragung früher noch Fernsehsendern vorbehalten, sind sie heutzutage überall zu finden – und zu nutzen.

Ein schönes Beispiel hierfür ist die Präsentationssoftware Powerpoint von Microsoft. Sie hat einmal die vorher überlichen und verbreiteteten durchsichtigen Overhead-Folien ersetzt. Deshalb spricht man auch heute noch von Slides oder eben Folien.

Kaum war das neue Werkzeug in den Firmen nutzbar, begann auch schon der himmelschreiende Missbrauch. Auf die Folien wurde in Form der eigentlich übersichtlichen Bulletpoints seitenweise Text gebracht. Es war langweilig und anstrengend einem Vorleser zuzuhören.

Andererseits kann man heute mit jedem Endgerät ansprechende, bildbasierte Präsentationen mit dem Werkzeug erzeugen. Sogar sinnvolle Animationen, bei denen ein Sinnzusammenhang durch Bewegung gezeigt wird, sind problemlos möglich.

Fotos und Filmsequenzen können nicht nur eingebunden, sondern in Sekundenschnelle mit dem eigenen Smartphone in mehr als ausreichender Qualität erstellt werden. Ein Bild sagt auch heute noch mehr als tausend Worte!

Die Quellenvielfalt ist nahezu unendlich. Das Internet bietet auch legale Möglichkeiten, anschauliche Bilder zu verwenden und die Präsentation damit emotional ansprechbar aufzubereiten. Dann fällt es unserem Gehirn auch viel leichter die enthaltenen komplexen Informationen aufzunehmen.

Wer schon einmal eine Folge der „Sendung mit der Maus“ zu einem schwierigen Thema gesehen hat und hinter gedacht hat „war eigentlich garnicht so schwer zu verstehen“, weiß genau wovon ich rede.

Vergleichbare Mittel stehen heute uns allen zur Verfügung. Sie sind schon auf unserem Rechner installiert oder im Internet verfügbar.

Ein Medium sinnvoll zu verwenden, macht das Aufnehmen und Verstehen von Informationen einfacher und oft sogar zu einem Vergnügen!

Das Augentier Mensch

Wir Menschen orientieren uns mit unseren Augen.

Wenn ein visuelles Signal eine Information anbietet, wird sie von uns auch wahrgenommen und verarbeitet.

Dazu habe ich im folgenden ganz entscheidende Tipps zur visuellen Kommunikation für Sie.

FocusCard 001: Was zu sehen ist…

… wird gesehen und auch verarbeitet.

Deshalb analysieren wir mit nahezu wissenschaftlicher Akribie die echten oder künstlichen Hintergründe bei Videokonferenzen.

Entweder Sie WOLLEN zeigen, was Sie technisch draufhaben und zeigen dementsprechend einen anspruchsvollen Bildschirm. Dann verschwenden Sie aber auch einen gehörigen Teil der Aufmerksamkeit Ihrer Zuseher darauf.

Professioneller ist es, einen ruhigen, nicht ablenkenden Hintergrund zu wählen. Nichts spricht gegen einen einfarbigen Büroschrank oder einfach eine weiße Wand. Wenn Sie mit den sehr beliebten künstlichen Hintergründen arbeiten, achten Sie darauf, dass die Technik funktioniert. Am besten bewährt hat es sich, dann tatsächlich eine sogenannte „Green Wall“ zu verwenden. Bei diesem einfarbigen (meist grünen) Hintergrund fällt es der Technik deutlich leichter Sie als Person im Kamerabild zu erkennen und dann vor das künstliche Hintergrundbild zu „setzen“. Dann fällt das „Leuchten“ rund um die Person normalerweise weg, dass die Zuseherinnen während des gesamten Meetings ablenkt.

FocusCard 002: Synchronität spart Energie

Und: A sehen und über B reden ist schon Multitasking!

Im Großen und im Kleinen gilt: Was meine Zuseherinnen sehen, darüber rede ich auch!

Zeige ich eine Produktpräsentation, rede ich auch über das Produkt. Wenn wir das Thema wechseln, weil es etwas dringenderes zu besprechen gibt, schließe ich die Präsentation. Das meine ich mit Synchron „im Großen“.

Wenn komplexe Themen es wirklich erfordern textbasierte Folien zu zeigen, dann zeige ich den Text maximal satzweise bzw. absatzweise. Und genau darüber spreche ich in diesem Moment auch. Es mag einfacher sein, einfach einen ganzen Text zu zeigen, aber er macht es extrem anstrengend sich auf die jeweils relevante Stelle zu konzentrieren. Wir sind neugierig! Wenn wir einen ganzen Absatz vorgesetzt bekommen, werden wir ihn auch komplett lesen. In dieser Zeit ist unsere Aufmerksamkeit gebunden. Aufmerksamkeit kostet Energie, die nicht unbegrenzt zur Verfügung steht.

Also: Zeigen Sie immer hundertprozentig synchron worüber Sie gerade auch reden!

Bereiten Sie Ihre Folien entsprechend vor!

FocusCard 003: Bilder statt Worte

Man kann es nicht oft genug sagen:
Wir Menschen sind Augentiere! Wir sind verdammt gut darin, Bilder schnell zu erkennen und zu verarbeiten. Dabei werden alle unsere Sinne aktiviert: Wir empfinden die Emotionalität der Bilder und beziehen Sie in das Begreifen der Information mit ein.

Beim Gedanken an den Mathematikunterricht in der Schule denken wir auch an unsere Mathematiklehrerin! Sie hat einen großen Teil unserer Erfahrungen mit dem trockenen Stoff beeinflusst.

Eine gut aufgebaute, durchdachte und ansprechend gestaltete Informationsgrafik sagt nicht erst seit den Zeiten des Internets mehr als nur die Fakten. Eine nach oben zeigende Umsatzkurve wirkt positiver als eine reine Zahlenkolonnne.

Wenn Sie etwas präsentieren, bestimmen Sie wesentlich darüber mit, wie die Inhalte beim Publikum ankommen.

Investieren Sie Zeit und Energie in die Auswahl passender Bilder und die Gestaltung aussagekräftiger Grafiken.

Wenn Sie Texte verwenden möchten, bringen Sie es auf den Punkt. Auf der „Folie“ ist ein Satz mehr als genug. Verweisen Sie im Zweifel auf weiterführende Information, aber schreiben Sie nicht alles „an die Tafel“. Sie sollen darüber reden, was wichtig ist. Ermöglichen Sie Ihren Zusseherinnen sich auf Sie und Ihren Vortrag zu konzentrieren. Lenken Sie sie nicht durch ein Folienfeuerwerk ohne Sinn und inhaltliche Funktion ab.

Wenige Folien, gut gemacht, bildhaft, emotional und verständlich machen eine gute Präsentation aus.

FocusCard 004: Höflichkeit, Feedback und die eigene Kamera

Aus eigener Erfahrung kenne ich die Sitte, bei längeren Präsentationen die Kamera als Zuschauer zu deaktivieren.

Dann kann ich in Ruhe Kaffee trinken, mein Smartphone bearbeiten oder was mir sonst noch gerade einfällt.

Wenn aber Ihre Kollegin viel Zeit und Energie in den Kurzvortrag investiert hat, den sie gerade hält: Bitte revanchieren Sie sich mit der gebotenen Aufmerksamkeit!

Ich wünsche mir mehr Feedback. Gerade in Zeiten von Online-Konferenzen: Sagen Sie es, wenn die Präsentationen ausarten, langweilen oder nicht relevant sind.

Aber: Wenn Ihr Gegenüber sich die gebotene Mühe gemacht hat, bedanken Sie sich mit der passenden Aufmerksamkeit. Hören und sehen Sie zu und ermöglichen Sie vor allem der Rednerin an Ihrer Reaktion zu erkennen, ob sie noch verständlich ist und man ihr folgen kann!

Ein erstaunter Gesichtsausdruck ist auch per Videobild erkennbar und weist darauf hin, etwas noch einmal zu erklären oder nachzufragen.

Professionelles, gleichzeitig kollegiales Verhalten heißt anspruchsvoll zu sein, aber auch Feedback zu geben und meine Aufmerksamkeit voll und ganz auf die vorgetragene Information zu fokussieren.

Vorteile digital unterstützter Zusammenarbeit

Wo liegen echte Vorteile digital unterstützter Kommunikation?

Beginnen wir mit dem deutlich verringerten Aufwand um überhaupt eine Kommunikation zu ermöglichen. Ich muss nicht stunden-, oder sogar tagelange durch die Welt reisen, um andere zu „treffen“. Ich kann schnell und einfach ein Meeting vereinbaren und von meinem Schreibtisch daran teilnehmen. In den vergangenen Monaten haben wir gelernt, dass der Schreib- sogar der Küchentisch sein kann. Ob das immer eine gute Lösung ist, soll hier nicht diskutiert werden.

Dadurch, dass es so einfach geworden ist an Terminen teilzunehmen, hat sich leider auch die Zahl der unsinnigen Meetings stark erhöht. Wenn wir nicht mehr über den nötigen Aufwand für ein Treffen nachdenken müssen, neigen wir offensichtlich dazu, mal einfach „Alle“ einzuladen.

FocusCard 005: Warum? Wozu? Wer? Wielange?

Ein immens wirksamer Tipp an dieser Stelle:
Fragen Sie sich immer „Warum“ es ein gemeinsames Gespräch geben muss. Könnte ich die wichtigen Aspekte nicht auch schnell und einfach über einem anderen Weg klären?

Wenn Sie mit mehreren Menschen diskutieren wollen, also deren Meinung hören und im gemeinsamen Gespräch neue Erkenntnisse gewinnen wollen, macht ein Meeting Sinn.

Dann sollten Sie ein klares Ziel für das Meeting schon in der Einladung kommunizieren: Wozu treffen wir uns?

Wer muss sinnvollerweise am Gespräch teilnehmen? Bitte verkneifen Sie sich aus falschen Gründen weitere Personen hinzuzufügen, die für das Gesprächsziel keinen wertvollen Beitrag leisten können.

Und noch etwas sehr wesentliches: Wenn Sie bereits in der Einladung einen festen Zeitrahmen vorgeben, können Ihre Kolleginnen besser planen. Außerdem werden Sie feststellen, dass ein klares Ende auch das Gesprächtempo beschleunigt. Wir kommen schneller auf den Punkt und sind produktiver. Wielange brauchen Sie die Mitarbeit der anderen Teilnehmerinnen?

FocusCard 006: Virtuell geht – was jeder versteht!

Sie haben mit allen am Markt vertretenen Werkzeugen vergleichbare Möglichkeiten.

Die aktuellen Funktionen der verschiedenen Softwarelösungen haben sich nicht auf der Basis technischer Möglichkeiten entwickelt. Sie wurden vielmehr von den Nutzerinnen in der explosionsartig gestiegenen Anwendung von den Anbietern gefordert.

Auch wenn es verschiedene Tools für verschiedene Zwecke gibt, so ist eine Grundfunktionalität in allen enthalten: Wir können uns gegenseitig die Informationen auf unseren Rechnern zeigen. Bei einigen Lösungen, wie z.B. MS Teams können wir sogar gemeinsam daran arbeiten.

Wenn Sie „Ihren Bildschirm teilen“ versteht jede teilnehmende Person, dass ihr jetzt etwas gezeigt wird. Als Augentier wird – zumindest am Anfang – meine Neugier geweckt und ich beginne, mich mit dem gezeigten zu beschäftigen. Sorgen Sie also dafür, dass das Gezeigte Selbsterklärend ist. Wenn man dafür einen Moment braucht, weil die Grafik bspw. komplexe Zusammenhänge übersichtlich, aber doch anspruchsvoll, zusammenfasst, geben Sie Ihrem Publikum einen Moment Zeit die Informationen zu sehen, aufzunehmen und zu verarbeiten.

Auch im virtuellen Miteinander geht alles, was die Gruppe verstehen kann. Je nach Zusammensetzung Ihrer Zielgruppe können Sie bestimmte Kenntnisse voraussetzen und sollten Ihre Präsentation entsprechend aufbereiten. Es macht keinen Sinn eine Gruppe von Nicht-Spezialisten mit einer großen Menge an Fachwissen zu bombardieren und dann zu erwarten, dass alle gebannt bei der Sache bleiben.

Bereiten Sie sich und die zur Verfügung gestellten Medien so vor, dass sie eingängig und leicht verständlich sind: bildhaft, emotionalisierend, einfach und auf den Punkt gebracht!

FocusCard 007: Wer fragt führt

Eine ganz alte und sehr bewährte Regel für eine gute Gesprächsführung: Fragen Sie gezielt nach!

Wenn Sie die Präsentierende sind, bereiten Sie Fragen vor, die die Zuhörerinnen an ihrer aktuellen Position abholen und das Gesprächsteam weiter bringt.

Sorgen Sie dafür, dass sich wirklich jeder angesprochen fühlt und bringen Sie einzelne Gruppenmitglieder dazu sich einzubringen. Haken Sie nach, bitten Sie um Stellungnahmen und fordern Sie die Menschen auf, ihre unterschiedlichen Sichtweisen und Standpunkte zu benennen.

Dabei müssen Sie einen Nachteil virtueller Kommunikation kompensieren: Zuviel durcheinander funktioniert nicht und wird nicht mehr verstanden. Während wir am gleichen Tisch sitzend, auch dann noch kreativ sein können, wenn wir durcheinander reden, ist das online fast unmöglich nachzuvollziehen. Die Moderatorin muss also verstärkt darauf achten, dass es für alle eine Möglichkeit zur Beteiligung gibt, aber bestimmte Regeln müssen eingehalten werden.

Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die es erlauben Stimmungsbilder auch in größeren Gesprächsgruppen in Echtzeit abzufragen. So können Sie bspw. mit Microsoft Forms kleine Online-Fragerunden einbinden, die sie an geeigneter Stelle allen Teilnehmenden über einen Link verfügbar und beantwortbar machen. Die Ergebnisse können dann alle in Echtzeit sehen. So kann man gemeinsam „brainstormen“ und alle Beteiligten aktivieren.

Möglichkeiten

Zusammengefasst: Ein Medium ist nur Mittel zum Zweck, niemals Selbstzweck!

Wir haben in den letzten Jahren einen großen Strauß an neuen Möglichkeiten für unsere zwischenmenschliche Kommunikation erhalten. Sie finden über zwischengeschaltete Medien statt und sind deshalb nicht so natürlich zu verwenden wie ein Gespräch zwischen Menschen, die sich im gleichen Raum befinden.

Aber bevor wir das Medium als solches für die Misserfolge und die gestiegenen Anstrengungen verantwortlich machen, sollten wir alle uns bemühen, die neuen Potentiale zu erkennen.

Online-Kommunikation bringt Vorteile mit sich. Gut vorbereitet, gewissenhaft moderiert und gezielt integrativ angelegt können die neuen Möglichkeiten einen wertvollen Beitrag im Berufsleben bringen.

Die gesparte Zeit für Anreise, den Weg zum Konferenzraum usw. sollten wir aber umso bewusster für die Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen nutzen. Das gehört zu guter  Zusammen-Arbeit unbedingt mit dazu!