Sei kein Frosch – räum Deine Dateiablage auf!

Sie kein Frosch!

Das Problem / die Herausforderung

problem

Jeder von uns kennt das Phänomen: Da will man sich mal eben schnell ein paar Informationen auf der Festplatte/im Netzwerk zusammensuchen und schon drängt sich einem der Gedanke auf, dass im Lauf der letzten Zeit ein bisschen Chaos entstanden ist.

Natürlich haben das nur die Anderen angerichtet, oder? Wobei… Selbst auf dem persönlichen Laufwerk ist ja von Zeit zu Zeit „Aufräumen“ angesagt.

Im Folgenden erhalten Sie ein paar kurze Tipps wie das Aufräumen leichter von der Hand geht. Außerdem können Sie für die Zukunft mit der Einhaltung einiger einfacher Regeln dafür sorgen, dass die Ordnung fast von alleine entsteht. Schon alleine durch die richtige Benennung und Anordnung von Verzeichnissen bzw. Dateien können Sie Ihrem Gehirn viel Energie bei der Verwaltung von Informationen sparen.

Und nicht zuletzt werden Sie merken wieviel schneller und angenehmer die Arbeit von der Hand geht, wenn Sie wissen Wohin? Sie speichern und Wo? Sie finden (was Sie suchen)!

Informations-Management

informationAn dieser Stelle folgt keine Abhandlung über die Theorie oder auch Philosophie der Informationsverwaltung.

Einzig folgende 3 Punkte sollten die Grundlage Ihrer Überlegungen bilden:

1.) Sind die gespeicherten Informationen für alle Mit-Arbeiter wirklich nutzbar?

Das beinhaltet vor allem eine Struktur die nachvollziehbar ist. Wo suchen Sie zuerst nach der Information bzw. Datei? Ist das der gleiche Speicherort an dem auch andere suchen werden? Ist die Systematik der Ablage so logisch, dass andere sie schnell verstehen und anwenden können?

Um diese Anforderungen zu realisieren, gibt es nur einen Weg: Setzen Sie sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen und erarbeiten Sie die Ablagesystematik gemeinsam. Finden Sie eine erste Version die im Laufe der Zeit weiter angepasst wird.

2.) Ist geregelt Wer? welche Informationen? Wie nutzen darf? – Funktioniert das Rechtemanagement?

Versuchen Sie die Rechtevergabe so einfach wie irgend möglich zu halten. Wenn irgend möglich, vergeben Sie unterschiedliche Rechte bis zur maximal dritten Ebene Ihrer Dateiablage. Wenn Sie zu viele Unterscheidungen auf Detailebene machen, führt dies unvermeidlich zu Fehlern beim Rechtemanagement und dadurch zu falschen Zugriffsmöglichkeiten.

Um die Nutzbarkeit zu gewährleisten regeln Sie die Sichtbarkeit analog zum Zugriffsrecht: Nur wer auf einen Ordner zugreifen darf, kann ihn auch auf seinem Rechner sehen. Damit wird die Struktur für die verschiedenen Nutzer viel einfacher zu durchschauen und weniger komplex.

3.) Ist das gesamte System skalierbar?

Denken Sie bereits heute an die künftige Entwicklung der Ablage. Bei Änderungen der Prozesse oder Organisation sollte die Ablage mitwachsen bzw. sich anpassen können.

Eine Nebenbedingung kommt dabei ebenfalls zum Tragen: Auch moderne Betriebssystem begrenzen den maximal zulässigen Verzeichnispfad. Das bedeutet bei einem sehr verschachtelten System mit sehr langen Namen für Verzeichnisse und Dateien, dass Sie irgendwann an die Grenze stoßen. Ihr PC gibt dann auf Ihren Speicherwunsch nur noch „Dateiname zu lang“ zurück. Also denken Sie bitte von vornherein daran, die vergebenen Namen so kurz wie möglich zu halten.

Das Prinzip: Neu anlegen statt Alt aufräumen

Suchen AktenUm eine unübersichtliche alte Dateiablage zu entrümpeln, empfiehlt sich ein anderer Weg als in der „realen“ Welt: Nicht die alten Dateien aufräumen, sondern das Alte lassen wie und wo es ist und an anderer Stelle komplett neu durchstarten.

Im Einzelnen gehen Sie bitte wie folgt vor: Sobald die neue Ablagemöglichkeit eingerichtet ist, wird jede NEUE Datei auch dort gespeichert. Soweit, so klar.

Was passiert aber mit den alten Dateien? Ganz einfach: Sie bleiben dort, wo sie bisher gespeichert worden sind; es sei denn sie werden noch einmal benötigt. In diesem Fall werden sie vom alten Ort geöffnet und bei Bedarf bearbeitet.
In jedem Fall werden die Dateien dann am neuen Standort gespeichert und mit einem neuen, aussagekräftigen Namen versehen (siehe weiter unten).
Auf diese Art haben Sie in kürzester Zeit (normalerweise max. 3 Monaten) alle relevanten Dateien noch einmal genutzt und ins neue System verschoben.

Die im laufenden Alltag nicht länger benötigten Dateien verbleiben am alten Ort. Sie können Sie ggfls. auf einen Archiv-Server umziehen. In jedem Fall erhalten die Mitarbeiter nach Ablauf einer Frist nur noch Leserechte für den Zugriff darauf. Nach dem Stichtag MÜSSEN die Dateien zwangsweise am neuen Ort gespeichert werden.
Das entscheidende Argument für dieses Vorgehen liegt darin, dass Sie keine Energie zum „Aufräumen“ gar nicht mehr benötigter Dateien verschwenden. Was nicht mehr länger benötigt wird, wird auch nicht mehr „in die Hand“ genommen.

Neue Regeln für Datei- und Verzeichnis-Namen

Spielregeln SchiedsrichterHier noch ein paar Regeln, die sich zur Benennung und vor allem zum Wiederauffinden von Verzeichnissen und Dateien sehr gut bewährt haben.

Dateinamen

Beginnen Sie jeden Dateinamen mit dem Datum in umgekehrter Reihenfolge, also bspw. [2016-07-05].
Diese Schreibweise garantiert Ihnen, dass Sie in jedem Ordner immer eine zeitliche Reihenfolge der Erstellung über die alphabetische Sortierung in der Spalte Namen erhalten. Wenn Sie sich dabei auf die vom System generierten Daten verlassen, werden Sie sehr schnell im Stich gelassen. Beispielsweise wird das Datum der letzten Änderung bei jedem Kopiervorgang von einem Ordner zum anderen angepasst. Auch das Erstelldatum bleibt nicht konstant. Wenn Sie Daten von anderen bspw. per E-Mail erhalten und speichern, gilt das Datum des Speicherns in Ihrem System als Erstelldatum.
Sollten Sie einmal Dateien nach dem Namen suchen, werden Sie bemerken, dass Ihr Gehirn keinerlei Probleme hat die immer gleich lange „erste Spalte“ mit den Datumsangaben „auszublenden“ und direkt nach Namen zu scannen. Außerdem können Sie hierzu jederzeit die Suchfunktion nutzen. In ausgewählten Verzeichnissen erhalten Sie eine Antwort in Echtzeit.

Als nächstes geben Sie die Initialen des Autors/der Autoren getrennt durch einen Unterstrich [_] ein.
Somit können Sie jederzeit sehen, wer die Datei als letzter bearbeitet hat. Kombiniert mit dem Datum der letzten Änderung am Anfang des Namens wissen Sie also immer, welche Dateiversion Sie bearbeiten sollten und welche den letzten Stand der Dinge darstellt.

Beim Dateinamen, auch getrennt durch Unterstrich [_], achten Sie darauf möglich kurz und präzise zu sein. Verwenden Sie max. 15 Buchstaben und denken Sie daran, dass auch andere mit Ihrer Benennung etwas anfangen können müssen.

Beispiel für einen kompletten Dateinamen: 2016-06-30_PN_Dateiablage_Neu_anlegen

Verzeichnisnamen

Bei der Struktur der genutzten Verzeichnisse gehen wir ähnlich vor.
Der Name muss möglichst kurz und verständlich sein. Vermeiden Sie unter allen Umständen den gleichen Namen mehrmals zu verwenden. Das führt spätestens bei einer systemweiten Suche zu Verwechslungen und Missverständnissen.
Vermeiden Sie Nummerierungen. Wenn Sie Nummern benötigen um den Überblick in einem Verzeichnis zu behalten, ist das meistens ein Zeichen dafür, dass Sie eher noch eine weitere Verzeichnisebene benötigen.

Suchen = Aufräumen

Wenn das neue System angelegt ist und Sie nach einer bestimmten Information in der alten Ablage suchen, machen Sie es sich zur Gewohnheit dabei mindestens 3 weitere Dateien entweder zu löschen oder sie mit neuem Namen ins neue System zu verschieben.
Sie werden häufig merken, dass von einer Datei viele Versionen existieren. Wenn Sie zweifelsfrei erkennen können, dass es eine Endversion gibt, die vorherige überflüssig macht: Löschen Sie die unnötigen Dateien.
Dann muss sie niemals wieder jemand auf der Suche nach Information ansehen, ggfls. öffnen und dann weiter nach der Endversion suchen.
Eine kleine Gewohnheit, die auf Dauer viel Zeit spart!

Warum eine MindMap Software so hilfreich bei der Neuordnung ist

WarumIm Folgenden beschreibe ich kurz das von mir häufig angewandte Vorgehen zum Aufräumen einer Dateiablage mit Hilfe des MindManager der Firma Mindjet.

Dieses Vorgehen hat viele Vorteile.

Der wichtigste besteht darin, dass ein großes und häufig komplexes Ablagesystem überhaupt erst bearbeitbar wird. Im Datei-Explorer unter Windows ist es fast unmöglich die bisherige Struktur in Gänze zu begreifen. Auch das Erstellen einer neuen, sinnvollen Struktur ist mit diesem Hilfsmittel äußerst schwierig.

Die Software MindManager ist normalerweise zum Erstellen sogenannter MindMaps gedacht. Dabei handelt sich um eine spezielle Methode auf grafische Art und Weise Gedanken zu visualisieren und -genau wie unser Gehirn es tut- zu strukturieren.

Wir werden gleich sehen wie einfach es ist die bisherige Dateiablage mit all ihren Verzeichnissen und Unterverzeichnissen zu erfassen und im ersten Schritt grafisch darzustellen.

Als nächstes kann ich dann gemeinsam mit anderen daran arbeiten, unseren aktuellen Zwischenstand diskutieren und zu guter Letzt eine neue Verzeichnisstruktur erstellen, die alle im Vorfeld festgelegten Anforderungen erfüllt.

Da dem Programm bislang eine Möglichkeit gefehlt hat, das Ergebnis wiederum als Verzeichnissystem zu exportieren, haben wir gemeinsam mit einem Programmierer Team ein Tool entwickelt, das uns diese manuelle Übertragung in die Windowswelt abnimmt. Hierzu mehr im folgenden Teil.

Von der MindMap zur Verzeichnisstruktur

KreislaufIm Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für das Neuorganisieren Ihrer Dateiablage mit Hilfe der Software MindManager und dem frei zur Verfügung stehenden folder creation tool von x-focus in Kooperation mit FancySoftware.
Ich möchte jedoch darauf hinweisen, dass die vorliegende Erläuterung keine komplette Einführung in den Umgang mit der Software darstellen kann.

Bisherige Dateiablage mit Hilfe eines map parts in MindManager abbilden

Als erste bilden wir die bisherige Version Ihrer Dateiablage als Mindmap ab.

Dazu erstellen wir eine neue, leere MindMap Datei.

map parts in MindManagerIm nächsten Schritt fügen wir einen sog. Map Part ein. Dazu aktivieren Sie im Aufgabenbereich die entsprechende Registerkarte Map Parts. Sie finden dort im Bereich Dateiexplorer das von uns benötigte Tool [Verzeichnisse].

Fügen Sie es bitte per Drag&Drop in Ihrer MindMap ein. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie das Wurzelverzeichnis Ihrer bisherigen Dateiablage (also den Speicherort in dem bisher alle Ihre Dateien liegen).

MindManager fügt jetzt automatisch das Abbild aller Verzeichnisse in die MindMap ein. An dieser Version können Sie jetzt frei mit anderen gemeinsam arbeiten. Ganze Bereiche mit Unterästen verschieben, neue Verzeichnisse/Äste einfügen, überflüssige löschen.

Eine neue Struktur aus der alten entwickeln

Machen Sie sich soweit frei von bisherigen Konventionen. Fangen Sie bei null an und überlegen Sie: Wie kann ich meine Informationen am besten strukturieren? Welche Ordnung passt am besten zu unseren Abläufen?
Denken Sie daran: Sie müssen keine alten Daten aufräumen, die Sie nicht mehr benötigen – wir konzentrieren uns voll auf die künftige Informationsverarbeitung!
Wenn alle Beteiligten der Meinung sind, dass sie die neue Struktur verstehen und optimal nutzen können, erstellen wir im nächsten Schritt mit Hilfe unseres Folder Creation Tools die neue Ablagestruktur.

Eine neue Dateiablage mit Hilfe unseres Folder Creation Tools erstellen

Da der MindManager leider kein Tool besitzt um die vorhandene Struktur direkt auf die Festplatte zu exportieren, müssen wir anders vorgehen.
Zunächst exportieren wir unser Ergebnis als *.csv Datei. Dazu gehen wir über das Menü [Datei] und den Befehl [Freigeben].
Dort finden wir die Auswahlmöglichkeit [In eine Kalkulationstabelle exportieren (CSV)].
Nach der Angabe des gewünschten Speicherorts und Namens, werden wir aufgefordert Einstellungen für den Export vorzunehmen. Hier ist es egal, welchen Wert Sie wählen (Pivot, Tabelle oder Gliederung). In jedem Fall wird nach dem Betätigen der Schaltfläche [Exportieren] eine entsprechende Datei mit der Endung *.csv erzeugt.

Verwenden unseres Folder Creation Tools:

Mit unserem Tool können Sie jetzt aus dieser Datei eine komplette Verzeichnisstruktur erstellen: Nach dem Klick auf [Choose file/Datei auswählen] können Sie die entsprechende *.csv Datei auf Ihrem Rechner auswählen. Bestätigen Sie die Auswahl in der Dialogbox mit einem Klick auf [Öffnen].Die Dialogbox verschwindet. Jetzt müssen Sie nur noch auf [OK] klicken und einen kurzen Augenblick warten.
Es erscheint automatisch ein neuer Dialog, der Ihnen erlaubt Ihre Struktur in Form einer *.zip-Datei an einem beliebigen Ort zu speichern. Sie müssen Ihre neu organisierte Dateiablage mit allen Verzeichnissen jetzt nur noch in das gewünschte Hauptverzeichnis entpacken. – Fertig!

Titel folder creation tool

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